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机关服务育人示范科(室)候选单位——档案馆信息技术部

2018年12月10日 21:55  点击:[]

 

近三年来,档案馆注重档案信息化建设,运用现代化管理手段,提高档案信息化水平,搭建智慧档案馆平台,提升档案数字化水平。

按照智慧档案馆建设发展目标,档案管理信息化与学校管理信息化同步发展,并列入学校整体规划。为搞好档案信息化建设工作和长远规划,档案馆多次组织专人前往同济大学、东南大学、中南大学、南京理工大学、电子科技大学、长安大学、陕西科技大学、西安建筑科技大学、西北工业大学、西安交通大学、陕西师范大学等档案馆地进行实地调研,学习借鉴其档案和信息化建设工作经验。结合学校目前正在大力推进的数字化校园建设工作,为了进一步加强我校档案信息化管理、利用和开发,发挥档案在数字化校园建设中的重要作用。

一、新建档案综合管理系统,搭建数字档案平台

1.利用国拨资金,2016年,完成《档案信息化平台项目》,主要包括档案管理系统、成绩翻译系统、档案利用预约系统、档案证明、档案发布、档案自动采集、论文管理系统等8个子系统,实现了档案信息的规模化、集成化、网络化管理为目标,与数字化校园中相关系统进行数据集成,极大提高了工作水平和档案服务质量,受到师生的广泛好评。

2. 完成了学籍档案等近400万页档案的数字化扫描、挂接工作,档案数字化率达到70%,为师生查档用档提供了便利,师生可及时取到所需要的档案资料,免去档案工作人员进库查档,从时间和效率上为师生提供了更加优质的档案服务。建构了144T磁盘阵列存储设备,实现了及时备份和离线存贮,保障了数据安全。一定程度满足了数字化档案馆的服务需求。

(二)建立了2个网站,1个微信平台

2015年、2016年、2017年相继建立了西电往事网站、档案馆网站和西电档案馆微信平台。档案信息公众号以丰富的馆藏档案为依托,通过文字、图片、音频、视频等形式,发布西电档案工作最新动态,介绍西电校史文化,展现馆藏档案精品,全面生动地反映西电历史,传播西电声音。档案馆网站设置了服务大厅、档案管理软件系统、档案利用服务系统、网上展厅等,突出服务师生的职能。设置了本馆概况、业务指导、服务指南、规章制度、互动交流等栏目,主要介绍馆藏情况、规章制度等,提供档案利用服务。

(三)建立了智能库房管理系统

2017年,根据库房发展需要和师生们查档需求,建立了档案智能库房管理系统,配备了中央空调、档案真空绝氧杀虫灭菌柜、恒温恒湿防磁柜、手机屏蔽柜、保密柜、除湿机、计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、传真机、空气净化系统等现代化档案管理设备。建设了档案库房智能管理系统并实现了自动去除库房有害气体(VODC)和加湿、除湿的自动控制,使库房的温度保持在摄氏1424°,湿度在45%65%RH之间的恒温恒湿状态,确保档案库房管理符合国家档案保存相关安全标准,保证了档案保存寿命的物理环境。档案库房、办公室、阅档室三分开,确保了师生查档最优化需求。

2017年年底的省档案工作检查中,西电档案馆档案信息化工作得到厅领导和检查组的高度认可,并被评为陕西部属高校档案馆三个A+馆之一。西电档案馆被评为省档案工作先进单位。

 

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